借與貸,是復式會計記賬法(借貸記賬法)下的兩個記賬符號,分別表示會計要素的金額,不同方向的變動。
資產(chǎn)、負債及所有者權益,是會計核算的三個基本要素,資產(chǎn)=負債+所有者權益,表明會計核算主體在某一時點,所擁有或控制的資產(chǎn),及與其對等的所有權。
會計主體的經(jīng)營活動或事項,反映在會計核算上,總會引起資產(chǎn)、負債及所有者權益三個要素的變動。
在日常的會計核算業(yè)務處理實務中,借和貸也許沒有得到正確的理解。統(tǒng)一用“增加”或“減少”來單一地解釋借與貸對會計要素的影響會令人困惑,如果強調“結轉”的概念(如上圖),將主體實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務的處理與會計技術處理區(qū)分開來,借與貸將變得更明朗。
比如,收入和費用,按照會計準則的定義,其發(fā)生就代表所有者權益的增加和減少,實際就相當于所有者權益貸方與借方的一個特殊命名及細分,用以解釋所的者權益變動的原因和構成。收入與費用類經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生(包括調整與沖銷)時,貸記收入(權益),借記費用(權益),僅在期末需要結轉時,才在對方科目,將科目當期的發(fā)生額合計轉入(借收入,貸費用,結轉而非發(fā)生)另一個權益類科目-本年利潤,本年利潤貸方與借方分別轉入各收入類科目及費用類科目的當期發(fā)生額,其貸方余額就是本年形成的利潤(權益的凈變動額)。
復式會計系統(tǒng)記錄經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生與隨后的賬面層次的會計技術處理,都要用使用借記或貸記。當發(fā)生額與技術處理需要結轉的數(shù)據(jù),不加區(qū)分地記入某科目的同一方向,雖然并不破壞會計科目整體余額的平衡關系,但會給后期的報表處理帶來不利的影響。比如將一筆需要沖銷的費用,記入了費用類科目的貸方,報表系統(tǒng)取數(shù),僅會關注其借方的發(fā)生額,而忽略此筆沖銷業(yè)務,得出不正確的結果。一個處理賬務層面會計事務的員工,應當全面理解會計報表的生成過程及數(shù)據(jù)需求,或會計主管人員對會計業(yè)務發(fā)生或處理所遵循的借貸規(guī)則,應做出明確的規(guī)范。
在目前會計核算體系下,會計核心要素只有三個,資產(chǎn)、負債及所有者權益,認識到這一點是很重要的,損益類科目只是在會計分期假設下,為反映各期間權益的雙向變動而設立的一些“中間”類科目,并沒有脫離“權益”的實質。這樣理解,容易厘清在涉及損益類科目的業(yè)務處理中,借方與貸方操作的正確性。
“以前年度損益調整”是個相對特殊的權益類科目,用來記錄對以前年度損益發(fā)生影響的會計事項,借記或貸記“以前年度損益調整”,代表了對以前年度損益的調減或調增。考慮到該科目的發(fā)生額后續(xù)將結轉到“利潤分配”科目的貸方,建議在“以前年度損益調整”科目貸方記錄發(fā)生額,而無論是調增或調減(負數(shù))。
整個會計科目體系的規(guī)劃與架構,要從會計信息需求出發(fā)。會計科目級次,決定了我們能從賬務系統(tǒng)中所能了解到的信息的詳略程度,而數(shù)據(jù)記錄及處理過程中,借與貸的使用,則會決定一個歸集點的數(shù)值是否準確、清晰,體現(xiàn)了一個會計人員的專業(yè)素養(yǎng)。