所以在這里面，領(lǐng)導(dǎo)就最為重要了，很多單位存在領(lǐng)導(dǎo)帶頭破壞制度，因?yàn)橹挥蓄I(lǐng)導(dǎo)才有權(quán)破壞制度，其他人想破壞都破壞不了，沒有機(jī)會(huì)啊。所以在執(zhí)行的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)制度執(zhí)行程度決定了制度的成敗。領(lǐng)導(dǎo)一旦開口子，這個(gè)事情就難辦了。另外，我們知道管理費(fèi)用是個(gè)“大雜燴”。組織成本的先天“體質(zhì)”決定費(fèi)用規(guī)模，要降管理費(fèi)用，靠小打小鬧的費(fèi)用削減一般都會(huì)反彈；需要通過(guò)“價(jià)值鏈分拆重組管理改善”即組織機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、人員精簡(jiǎn)、系統(tǒng)改善等方式，才能達(dá)到中長(zhǎng)期改善的目的。
但是，不是每家企業(yè)都能夠通過(guò)“價(jià)值鏈分拆重組”這種“高大上”的玩法來(lái)進(jìn)行管理費(fèi)用改善的，部分企業(yè)在現(xiàn)有管理模式下所能做的，就是短期可以實(shí)現(xiàn)的那部分“與做事相關(guān)的主動(dòng)型支出”的精細(xì)化管理，例如控制業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、辦公費(fèi)。我們說(shuō)細(xì)水長(zhǎng)流，通過(guò)費(fèi)用的削減或者營(yíng)運(yùn)模式的改善、防微杜漸、關(guān)住制度籠子、做好嚴(yán)格管控，也能起到管理費(fèi)用改善的目的。下面以會(huì)議費(fèi)和辦公費(fèi)兩個(gè)科目為例，所謂“大也抓、小也抓”，談?wù)勅绾瓮ㄟ^(guò)費(fèi)用的削減或者營(yíng)運(yùn)模式的改善來(lái)達(dá)到管理費(fèi)用細(xì)化管控的目的。
一、 會(huì)議費(fèi)
以前很多公司不太重視會(huì)議費(fèi)的管控，開會(huì)么，覺得理所應(yīng)當(dāng)，不管是務(wù)虛的還是務(wù)實(shí)的，該開的還是要開，只注重會(huì)議效果，不注重費(fèi)用。逢年過(guò)節(jié)或者階段總結(jié)還會(huì)拉到外地找個(gè)風(fēng)景秀美的地方，給大家“福利”一番！會(huì)議費(fèi)的功能，被拓展創(chuàng)新出旅游的功能，并被普遍接受，旅游行程遠(yuǎn)超過(guò)會(huì)議時(shí)間，主辦者在會(huì)議期間組織人員外出旅游，其旅游費(fèi)用以會(huì)議費(fèi)入賬。
財(cái)務(wù)賬上的會(huì)議費(fèi)不僅是會(huì)議支出，“會(huì)議費(fèi)”成了啥費(fèi)用都往里扔的“筐子”，得了“虛胖”癥。會(huì)議費(fèi)的財(cái)務(wù)監(jiān)督職能弱化，財(cái)務(wù)人員通常只審核票據(jù)本身，而無(wú)法監(jiān)督支出過(guò)程。報(bào)銷附件如會(huì)議通知、參會(huì)名單、議程、預(yù)算、食宿、審批手續(xù)等缺失，還有替換發(fā)票報(bào)銷會(huì)議費(fèi)的情況。我隨便舉幾個(gè)例子，看一下過(guò)去所謂的“會(huì)議費(fèi)亂象”。
有個(gè)朋友跟我說(shuō)：以前他所在的單位有一家子公司發(fā)邀請(qǐng)函請(qǐng)他去開會(huì)，邀請(qǐng)函發(fā)來(lái)，打開一看，小激動(dòng)了一番。去哪里？去桂林參加該公司用戶年會(huì)，這家公司浩浩蕩蕩請(qǐng)了100多號(hào)人，有全國(guó)各地來(lái)的用戶、有環(huán)保局的領(lǐng)導(dǎo)、稅務(wù)局的人員等等。結(jié)果機(jī)票，住宿全包！開會(huì)開半天，玩了4天?；厝ヒ院蠛芏囗?xiàng)目都列支了會(huì)議費(fèi)用。這個(gè)朋友說(shuō)：還有一次，另一家子公司請(qǐng)他去開會(huì)，小范圍5個(gè)人開車子到黃山頂上的北海賓館，打了一天一夜的牌，第二天下山開車回家，才想起光打牌了，竟忘記去看一下黃山的風(fēng)景。
現(xiàn)在很多企業(yè)對(duì)會(huì)議費(fèi)還是比較敏感的，一般如果要到外地開會(huì)的話，怎么辦？也是有辦法的。搞一個(gè)所謂“職工職業(yè)拓展訓(xùn)練”，然后拉到外地找一家度假村或酒店，開個(gè)半天會(huì)，或者隨便找個(gè)講師上個(gè)半天課，然后去玩?zhèn)€一天半。發(fā)票開職業(yè)拓展培訓(xùn)發(fā)票，回來(lái)做賬當(dāng)然不會(huì)做會(huì)議費(fèi)，而是列支職工教育經(jīng)費(fèi)。這個(gè)就體現(xiàn)不在會(huì)議費(fèi)里了，因?yàn)樯项^發(fā)文了，會(huì)議費(fèi)是要嚴(yán)控的。所以有些企業(yè)是“上有政策，下有對(duì)策”。
會(huì)議費(fèi)管控落地措施建議：
1、減少會(huì)議數(shù)量、控制會(huì)議規(guī)模。推廣電視電話會(huì)議和網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議、原則上不在外地召開內(nèi)部會(huì)議，推行使用內(nèi)部會(huì)議室及資源統(tǒng)一調(diào)配。研究建立內(nèi)部免費(fèi)會(huì)議室集中調(diào)配管理制度。
2、完善會(huì)議費(fèi)制度，明確會(huì)議費(fèi)列值范圍及各明細(xì)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，增加禁止性規(guī)定，如鮮花紀(jì)念品等不得列支會(huì)議費(fèi)，此外，培訓(xùn)費(fèi)、業(yè)務(wù)活動(dòng)費(fèi)等配套制定禁止性辦法，防止會(huì)議費(fèi)降了，轉(zhuǎn)移到其他費(fèi)用增加的現(xiàn)象。
3、增加會(huì)議費(fèi)的計(jì)劃、預(yù)算、監(jiān)控、績(jī)效循環(huán)。建立臺(tái)賬和分析比較，報(bào)銷附件嚴(yán)格執(zhí)行制度，缺少原始憑證有關(guān)內(nèi)容的不予報(bào)銷。支付環(huán)節(jié)要求刷卡消費(fèi)，條件允許的強(qiáng)制使用公務(wù)卡支付會(huì)議費(fèi)等等。
二、辦公費(fèi)
辦公費(fèi)也有點(diǎn)像個(gè)“筐子”，很多費(fèi)用名目都可以往里扔，例如：辦公用品費(fèi)、資料宣教費(fèi)、郵電通信手機(jī)費(fèi)、印刷費(fèi)等。歸口管理部門也分散，如資料宣教費(fèi)一般會(huì)在企業(yè)文化部門歸口管理，郵電通信費(fèi)一般在總經(jīng)辦歸口，印刷費(fèi)和辦公用品一般由各自部門歸口管。辦公費(fèi)也同樣會(huì)有一些“亂象”。例如：買非辦公用品或買禮品開辦公用品發(fā)票是常見的方式；部分商業(yè)機(jī)構(gòu)為了經(jīng)濟(jì)利益，按照客戶要求亂開發(fā)票，也助長(zhǎng)了這種現(xiàn)象發(fā)生。
辦公用品采購(gòu)環(huán)節(jié)，均由部分固定人員負(fù)責(zé)，內(nèi)部監(jiān)督弱化，購(gòu)買辦公用品的報(bào)銷金額與實(shí)際支出是否一致，往往無(wú)人核對(duì)，容易產(chǎn)生漏洞。資料宣教里面有個(gè)員工訂報(bào)，以前報(bào)紙會(huì)有“攤派”現(xiàn)象發(fā)生，大報(bào)社有一個(gè)征訂量指標(biāo)要求企業(yè)完成，某種程度會(huì)增加企業(yè)辦公費(fèi)。
此外，郵電通訊費(fèi)中快遞服務(wù)，有的公司有時(shí)因業(yè)務(wù)需要快速要求送達(dá)，在價(jià)格方面可能不競(jìng)價(jià)不議價(jià)。與其他快遞公司未形成招標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)服務(wù)機(jī)制，其實(shí)郵遞費(fèi)也是可以集中采購(gòu)的。例如：我以前在一家公司曾經(jīng)主管推進(jìn)上海地區(qū)快遞業(yè)務(wù)一體化協(xié)同，當(dāng)時(shí)招標(biāo)引進(jìn)DHL（中外運(yùn)－敦豪國(guó)際航空快件有限公司上海分公司）和EMS（上海市速遞服務(wù)公司）兩家知名快遞公司為公司指定的服務(wù)商，經(jīng)與DHL和EMS公司充分交流、溝通，針對(duì)價(jià)格優(yōu)惠、服務(wù)保障、管理到位等方面進(jìn)行多次談判與磋商后，簽訂了戰(zhàn)略合作合同，合同體現(xiàn)了集中采購(gòu)規(guī)模的優(yōu)勢(shì)，與市場(chǎng)價(jià)相比，DHL的國(guó)際快遞服務(wù)價(jià)格，根據(jù)收件國(guó)家的不同，下降了29%～69%不等 ；EMS的國(guó)內(nèi)快遞服務(wù)價(jià)格下降了50%。
辦公費(fèi)管控落地措施建議：
1、“郵電通訊費(fèi)”管控主題是集中采購(gòu)、優(yōu)化清理。
電信集中采購(gòu)包括了推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)專線費(fèi)、手機(jī)通訊費(fèi)等實(shí)行長(zhǎng)期大客戶優(yōu)惠協(xié)議，推廣快遞集中社會(huì)采購(gòu)。加強(qiáng)通訊設(shè)備的使用管理，定期清理、調(diào)整。集中推行使用IP電話、規(guī)劃各條專線帶寬，優(yōu)化資源配置利用。
2、“資料宣教費(fèi)和印刷費(fèi)”管控主題是無(wú)紙化。
梳理報(bào)刊雜志訂閱包括了控制報(bào)紙雜志資料訂閱量、推動(dòng)微信公眾平臺(tái)報(bào)刊傳遞、電子版報(bào)刊的閱讀與推廣。梳理公司內(nèi)部雜志，減少不必要的印刷品，鼓勵(lì)無(wú)紙化；推進(jìn)資源共享；推進(jìn)電子版?zhèn)鏖啞?/span>
3、“辦公用品費(fèi)”管控主題是統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一使用、提高效率。
辦公用品實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)，考慮建立采購(gòu)平臺(tái)；辦公設(shè)備集中使用，提高資產(chǎn)使用效率，減少新增；考慮印刷服務(wù)的統(tǒng)一采購(gòu)，印刷業(yè)務(wù)在定點(diǎn)單位中比價(jià)委托，成冊(cè)印刷品應(yīng)注明印刷冊(cè)數(shù)及單價(jià)；打印、復(fù)印紙張雙面使用，減少過(guò)程打印，文件以電子文檔形式傳閱及保存；壓縮一次性用品領(lǐng)用數(shù)量，加強(qiáng)臺(tái)帳管理；根據(jù)需要采購(gòu)和領(lǐng)用辦公用品；控制與生產(chǎn)、管理無(wú)直接關(guān)系的辦公用品及兩用物資領(lǐng)用，嚴(yán)格控制辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)及檔次，原則選擇中檔國(guó)產(chǎn)品牌用品。
辦公設(shè)備集中使用怎么理解？首先、要對(duì)通用辦公及零固設(shè)備數(shù)量、使用情況進(jìn)行摸底調(diào)研，包括5000元以下的已列入低值易耗品的電腦設(shè)備；其次、研究采取集中管理，區(qū)域化放置的形式，拿出一個(gè)方案，什么方案呢？就是辦公設(shè)施區(qū)域化放置，集中使用方案制定并實(shí)施，這樣目的是什么？就是提高辦公設(shè)備的使用效率；最后，公司辦公室對(duì)通用設(shè)備維修單位實(shí)行統(tǒng)一招標(biāo)，指定維修單位按優(yōu)惠價(jià)格結(jié)算費(fèi)用。
這樣的話就更大限度地控制住了辦公費(fèi)用，降低了兩樣?xùn)|西：
一是降低公司辦公零固設(shè)施折舊費(fèi)用；
二是降低了辦公用品費(fèi)用。
4、制定標(biāo)準(zhǔn)化費(fèi)用控制模式，核定人均辦公費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)并定期公示部門費(fèi)用使用情況
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