往來賬款是企業(yè)因購銷商品、提供或接受勞務而與客戶或者供應商所形成的債權(quán)、債務關(guān)系，主要包括應收、應付、預收、預付、其他應收、其他應付款等。加強企業(yè)往來賬款的財務管理，不僅是企業(yè)財務精細化管理的內(nèi)在要求，更有利于真實地反映企業(yè)的財務狀況和經(jīng)營成果。筆者結(jié)合所在企業(yè)往來賬款財務管理的成功經(jīng)驗，提出構(gòu)建往來賬款全流程閉環(huán)財務管理的“三步法”。
企業(yè)往來賬款財務管理的功夫應下在往來賬款管理之外，全面強化往來賬款源頭管理，提高往來賬款“注入”質(zhì)量。
厘清業(yè)財崗位分工與職責。業(yè)務經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門應對往來賬款的收付負“主體責任”，經(jīng)辦人工作質(zhì)量與績效考核與銷售回款形成掛鉤，以充分調(diào)動業(yè)務經(jīng)辦人的積極性，約束和督促經(jīng)辦人員盡早回收往來款。財務人員則對往來賬款管理起監(jiān)督復核作用。
企業(yè)應加強商務過程管理。在企業(yè)采購或銷售過程中，應充分評估往來賬款的壞賬風險和資金成本，并將相關(guān)要求融入到合同中去。比如合同付款條款中要嚴格控制預付賬款的支付比例、進度款的支付要匹配或滯后項目的開展進度等，避免資金長期被合作伙伴占用；在企業(yè)銷售過程中，管理策略則相反。對于業(yè)務往來發(fā)生較多、數(shù)額較大、周期較長的企業(yè)，可以按業(yè)務性質(zhì)實施信用分類管理。
企業(yè)應梳理形成往來賬款的關(guān)鍵業(yè)務事項，做好往來賬款科目的重點控制。比如對于“其他應收款“科目中的員工借款，企業(yè)應明確員工借款的適用范圍及借款期限；對于“預付賬款”科目中的非合同類預付款，要嚴格預付款資金支付的審批流程，一事一議。
往來賬款結(jié)余詳情的編制是對企業(yè)賬務處理的再次復核，能夠及時發(fā)現(xiàn)財務人員在賬務處理過程中所形成的會計差錯。往來賬款結(jié)余詳情的編制應以會計科目為維度，明確結(jié)余詳情涵蓋的項目要素，如摘要、合同及編號、金 額、經(jīng)辦部門（人）、掛賬日期、賬齡、預計收付時間等。
在明確項目要素的基礎上，企業(yè)應對要素內(nèi)容、編制過程進行標準化規(guī)范，比如摘要統(tǒng)一為“掛XX項目尾款”。對于編制過程中發(fā)現(xiàn)的會計差錯，要形成標準化的差異確認和反饋機制。
如有可能，企業(yè)應盡量保證結(jié)余詳情編制人員的穩(wěn)定性。結(jié)余詳情編制完畢后，企業(yè)應由專門的人員進行匯總，并由編制人員之外的財務人員進行復核確認，對于會計差錯形成整改建議。審核無誤后，牽頭人員應對定稿后的往來賬按照既定格式進行打印，交編制和復核人員簽名確認后進行歸檔。
財務部門應結(jié)合往來賬款合同中所約定的期限、結(jié)算對象對往來賬款結(jié)余詳情進行分析，發(fā)現(xiàn)企業(yè)往來賬款管理中存在的問題，提請管理層與業(yè)務經(jīng)辦部門（人）提前采取對策。
往來賬款形成后，財務部門要改變傳統(tǒng)的重視資金和費用核算管理的慣性，要對往來賬款實行動態(tài)跟蹤，建立主動管理式的清收清付機制，除落實國家財經(jīng)法規(guī)要求的對賬函證等法定動作以確保業(yè)財、賬表、賬實一致之外，要結(jié)合企業(yè)實際情況加入自選動作提高往來賬管理的效率和效益。
一方面，要定期進行內(nèi)、外部對賬。
如每季度或半年選出部分往來掛賬寄送對賬函，向供應商進行對賬，對于差異部分要重點進行跟進，查實差異真正原因；建立內(nèi)部對賬機制，對于系統(tǒng)數(shù)據(jù)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)每月進行查實、核對，對于結(jié)余詳情每半年要求業(yè)務部門匯總確認，確認結(jié)果具體到人，并以內(nèi)部公文形式進行流轉(zhuǎn)。
另一方面，財務部門要建立往來賬款常態(tài)清理機制。根據(jù)往來賬款的特點，按經(jīng)辦部門列出清單進行催收催付，具體包含上期催收催付歷史遺留問題、本期到期應催收催付往來款項、即將到期應收應付款項提示等，并將到期款項具體操作指引進行融入。在業(yè)務部門層面，部門報賬員要建立臺賬對往來賬款進行管理與反饋，協(xié)助項目經(jīng)辦人進行跟進，落實催收催付工作，改變以往只重視發(fā)放催收清單而不注重催收結(jié)果的狀況。
作者：徐劍鋒
來源：中國會計報
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